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Si estás buscando como capacitar a tus empleados de una manera fácil, cómoda y redituable este reporte te orientará para que puedas evaluar cual es la mejor opción para tu empresa.

Aunque la capacitación en línea, también denominada e-Learning, aprendizaje electrónico o tele aprendizaje es algo de lo que se oye hablar mucho hoy en día se debe realizar un serio análisis antes de instalarlo para que funcione adecuadamente en la empresa.

Algunas empresas envían a su personal a tomar un curso fuera de su sitio de trabajo sin tomar en cuenta sus labores que quedan pendientes y que en muchas ocasiones no pueden delegar y el empleado no presta atención a lo que se le está tratando de enseñar, se queda en el pasillo hablando por teléfono o peor aún se encierra en su habitación del hotel y no toma una o varias sesiones para atender esos pendientes dejando a un lado la capacitación, sin mencionar la tensión generada en el empleado que no está "ni aquí ni allá". El que pueda tomar el curso en línea a la hora que le sea más conveniente y a su propio paso le dará la oportunidad de cumplir mejor con sus actividades diarias y a la vez continuar adquiriendo los conocimientos que le harán mejorar su trabajo.

Varias empresas mexicanas al igual que la tuya han atravesado por dudas respecto a la forma de capacitar a su personal y desafortunadamente no tuvieron la oportunidad de tener un reporte como este con el cual hubieran podido ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero al evaluar primero la plataforma elearning.

Los siguientes pasos dan una idea clara y concisa de que elementos se deben tomar en cuenta para implementar un programa de capacitación en línea.

1.- Verificación de Costos.- Antes de echar a andar un programa de capacitación en línea es indispensable revisar cuales son los costos actuales de capacitación de personal, tales como salarios de instructores, renta de aulas, producción de manuales impresos, gastos de viaje, hoteles, transporte, viáticos y pérdida de productividad mientras los empleados se encuentran fuera del sitio. La comparación de estos elementos se debe realizar contra el costo directo e indirecto del proyecto de capacitación en línea los cuales incluyen:

• Precio total o licencia por uso de la plataforma de e-Learning, (en algunos casos la licencia es por un número limitado de cursos, alumnos o tiempo, lo cual se debe preguntar al pedir el precio)
• Costo del equipo donde se alojará la plataforma antes mencionada, el cual puede ser propio o rentado (hosting) y condiciones de uso o La capacitación de la persona o personas encargadas de mantener actualizada la base de datos de los cursos
• El instructor o instructores que estará a cargo de darle seguimiento a las evaluaciones, preguntas de los alumnos, quienes se sugiere sean parte activa de la empresa para que sea más acertado su desempeño como tutores
• Material adicional que se requerirá para introducir en los cursos como: audiovisuales, archivos de audio, presentaciones powerpoint, gráficas, documentos word, flash o imágenes (para lo cual también debe se debe preguntar si la plataforma de e-Learning que se elige los soporta y si lleva algún costo adicional)

2.- Consistencia en la Información.- Especialmente para empresas en las que existe una gran rotación de personal es difícil, a veces imposible, que todos los empleados bajo un mismo puesto tengan la misma información. En algunas ocasiones a cada nuevo grupo de empleados se les asigna un nuevo instructor o en el mejor de los casos se les proporciona un manual para que aprendan por ellos mismos la información importante de la empresa, el cual generalmente queda almacenado en un cajón sin ser realmente leído. ¿Y que sucede con las actualizaciones? Los empleados más recientes tendrán una información diferente que los que entraron hace tres, seis, doce meses o más. En este caso un sistema de capacitación en línea ayudará a unificar la información para los nuevos empleados con los que tengan más tiempo en la compañía y mantener un estándar de información en todos los niveles realizando una sola actualización al sistema.

3.- Acceso Fácil al Curso.- Si los empleados encuentran difícil el acceder a un curso en línea no se obtendrán resultados satisfactorios en su capacitación. Se necesita un programa que sea fácil de utilizar, que de manera intuitiva los lleve a la parte del curso que necesitan, que encuentren una forma adecuada de obtener respuestas a sus inquietudes, ya sea de otros empleados que están también en el mismo proceso de capacitación o directamente de un instructor capacitado para esta labor.

4.- Simplicidad para Administrar la Plataforma.- Existen compañías que han desechado su plan de capacitación en línea cuando no encuentran una forma sencilla de realizar las labores administrativas. A veces requieren "especializar" al personal que va a administrar la plataforma de capacitación, lo cual no es realmente necesario ya que existen actualmente en el mercado plataformas que sin necesidad de experiencia previa permiten a cualquier persona con conocimientos básicos de WORD desarrollar los cursos de manera intuitiva.

La parte administrativa de una plataforma de e-Learning es realmente efectiva cuando puedes con facilidad montar en ella los cursos o manuales que la empresa necesita dar a conocer a su personal.

Es muy importante también que puedas realizar de manera sencilla cambios en los cursos ya establecidos, para que se puedan agregar o borrar en forma modular estos cambios sin afectar el resto del curso que se desea siga vigente.

Algunas opciones que debes buscar en un buen sistema administrativo de capacitación en línea para que realmente le ayuden a tu personal y que deben ser atendidas por el administrador del sistema son: Preguntas frecuentes, Comunicación directa con el instructor, Reporte de Avance, Comunicación directa con otros alumnos, Cuaderno virtual (para que pueda tomar Notas en línea), Obtener Certificado Digital, Reporte del número de alumnos en línea, Reporte de alumnos por curso, Reporte de alumnos por instructor, etc.

Si además cuentas con la ventaja de poder realizar en forma automática exámenes de evaluación para que los empleados y/o sus superiores puedan observar su avance, tendrán entonces una manera más rápida y efectiva de obtener retroalimentación sobre lo aprendido.

• Crear un boletín interno donde se publiquen las experiencias que han tenido los participantes del proceso de capacitación en línea y cuales han sido las ventajas de tomar el curso. Además de animar a sus compañeros sirve de retroalimentación para observar que más se puede integrar o donde existe alguna falla a corregir, que temas le interesan o son mejores para un grupo de trabajo, etc.
• Extraer porciones del curso y enviárselos para crear expectativa
• Crear una sesión de discusión donde todos tendrán la oportunidad de colaborar proponiendo nuevos cursos o ideas para mejorar los actuales
• A quienes han completado una serie de cursos en línea se les complementa con un curso presencial en algún lugar agradable a manera de premio
• Utilizar pre-evaluaciones sobre un tema que le hacen ver al alumno una ventaja de tomar el curso para conocer aquello que no pudo resolver en la evaluación

Estas son sólo algunas de las muchas maneras de motivarlo a entrar al sistema, y una vez dentro del curso debes integrar elementos que le atraigan y motiven a seguir adelante.

Si utilizas audiovisuales, imágenes, audio, esquemas o referencias a otros sitios donde puede encontrar información relacionada con el tema en estudio el alumno se sentirá motivado y además incrementará su retención a lo aprendido sobre métodos tradicionales.

Al analizar con cuidado estos cinco elementos para evaluar la plataforma elearning tendrás la respuesta a esa pregunta que muchas compañías se hacen: ¿Es el e-Learning para mí?