El
tiempo requerido para la capacitación puede reducirse
drásticamente con una cuidadosa selección del
personal, sin embargo, aún en este caso, los supervisores
tendrán que actuar como capacitadores.
La
necesidad de capacitación de personal puede manifestarse
en distintas áreas: 1) en los datos de selección
de personal; 2) en evaluaciones de desempeño; 3) por
capacidad, conocimientos y experiencia de los trabajadores;
4)por introducción de nuevos métodos de trabajo,
maquinaria o equipos; 5)al planificar nuevas vacantes o ascensos
al futuro y 6)en leyes y reglamentos que requieran entrenamiento.
Al
establecer un programa de capacitación de personal,
el primer paso consiste en identificar las necesidades (por
ejemplo introducción de un nuevo equipo o maquinaria)
con objetivos de aprendizaje específicos (ej. “al
finalizar su capacitación, los trabajadores podrán
dar mantenimiento y manejar el equipo sin peligro”).
Algunos objetivos pueden cuantificarse mejor, como "se
incrementará la producción en un 15%".
Los
elementos para evaluar los objetivos deben establecerse desde
el principio. Es necesario determinar la diferencia entre
los conocimientos de los trabajadores y los objetivos propuestos
para evitar la repetición de datos conocidos o la suposición
de conocimientos inexistentes.
Cuando
se les pregunta a los trabajadores si tienen los conocimientos
necesarios para el puesto, no siempre se obtiene una respuesta
real. Algunos trabajadores creen que si no responden afirmativamente,
no obtendrán las oportunidades que desean. Otros pueden
ocultar su falta de conocimientos o comprensión por
timidez o temor o, inclusive, creer que realmente conocen
el procedimiento o conocimiento que se les cuestiona.
Es
necesario evaluar la capacidad de cada trabajador para que
pueda desempeñarse en forma independiente. El personal
debe tener la oportunidad de demostrar sus conocimientos prácticos
sin humillaciones ni riesgos personales.
Transmisión
de conocimientos
La
capacitación de personal consiste en: 1) explicar y
demostrar la forma correcta de realizar una labor; 2) ayudar
al personal a desempeñarse bajo supervisión;
3) permitir que el personal se desempeñe solo; 4) evaluar
el desempeño laboral y 5) capacitación de personal
según los resultados de la evaluación. Es posible
que haya que repetir estos pasos varias veces antes de que
un empleado capte correctamente lo que debe hacer. Cuando
el empleado ha asimilado el material, este puede realizar
un paso más en este ciclo: 6) afianzar sus conocimientos
capacitando a otra persona.
Hay
una gran diferencia entre explicar a un empleado cómo
se hace una tarea y transmitir conocimientos teóricos
y prácticos con éxito. Aun después de
una demostración, los trabajadores pueden cometer errores
al tratar de repetir el proceso. Algunos conceptos son difíciles
de aprender; otros exigen mucha práctica.
Durante
la capacitación del personal, es necesario: 1) evaluar
constantemente el nivel de comprensión; 2) adecuar
el nivel de capacitación según el grupo de participantes;
3) presentar un número limitado de conceptos por vez;
4) separar las tareas de aprendizaje en varios conceptos simples;
5) involucrar a todos los empleados relacionados (para que
todos participen activamente, no sólo observar la demostración
de un individuo); 6) utilizar material visual y 7) estimular
a los participantes para que hagan preguntas sobre el tema.
Como en cualquier evento relacionado con el aprendizaje, los
trabajadores van a sentirse más cómodos si el
supervisor es amable y les demuestra paciencia. Los elogios
honestos y merecidos también ayudan.
Participación
de los trabajadores en el aprendizaje
Durante
la capacitación de personal, las explicaciones y demostraciones
son muy importantes, pero los empleados recordarán
mejor la información si la aplican. Lamentablemente,
este paso se elimina muy a menudo porque ocupa tiempo. Y también
porque el observar a un trabajador que hace la tarea con dificultad
requiere paciencia. En las primeras etapas, los métodos
prácticos rinden mejores resultados que los teóricos.
Las
explicaciones deben ser breves y simples. Al mostrar un video
es necesario animar a los trabajadores a hacer y contestar
preguntas. De este modo se comprueba la comprensión
del material expuesto. A medida que los conocimientos vayan
mejorando, aumenta la importancia de la teoría.
La
ayuda que se prestan los trabajadores entre sí afianza
sus conocimientos y acorta el período necesario para
la capacitación de todos ellos. De este modo, el supervisor
puede dedicarse a otras tareas. Muchos trabajadores aprecian
y disfrutan de la responsabilidad y prestigio de capacitar
a sus compañeros.
Resumen
Para
resultar eficaz, un programa de capacitación de personal
debe establecer los temas adecuados a las necesidades. El
entrenamiento práctico es, por lo general, más
eficaz que el teórico. Hay una gran diferencia entre
la explicación de una tarea y la transmisión
de conocimientos prácticos.
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